Agregar datos en la primer fila libre de la tabla

Excel no es la herramienta más adecuada para manejar bases de datos. Pero cuando se trata de cantidades limitadas de datos y sin vínculos complicados, Excel puede ayudarnos.

Por lo general, lo que hacemos es construir en una hoja una tabla (o lista) a la cual iremos agregando datos. También podemos crear una especia de formulario en otra hoja usando controles y también usar validación de datos.

Un ejemplo de este tipo de "aplicación" ya hemos mostrado en la nota Agrupar controles botones de opción en hojas Excel.

Una de las consultas que recibo con cierta frecuencia es: "cómo hago para que al agregar datos a mi base de datos, lo haga en la primer fila libre de la tabla?"

El archivo del ejemplo de la nota mencionada incluye una macro (de hecho dos, una para cada método de crear el formulario) que realiza esa tarea.

La macro es muy sencilla y fácil de adaptar a todo tipo de aplicaciones. Para los lectores sin experiencia en Vba, daremos aquí una explicación de la macro.


Sub clientes_form()
    Dim linea_libre As Long

    Application.ScreenUpdating = False

    Sheets("Clientes").Select
       linea_libre = WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1
       Cells(linea_libre, 1).Value = Sheets("Formularios").[I2]
       Cells(linea_libre, 2).Value = Sheets("Formularios").[I3]
       Cells(linea_libre, 3).Value = Sheets("Formularios").[I4]
    Sheets("Formularios").Select

    Application.ScreenUpdating = True

    MsgBox "Se ha agregado el cliente " & Sheets("Formularios").[I2]

End Sub

Empezamos declarando una variable que contendrá el número de la primer fila disponible

Dim linea_libre As Long

Para calcular cuál es la primer fila libre, seleccionamos la hoja Clientes

Sheets("Clientes").Select

y usamos en el código la función CONTARA de Excel para establecer el valor de la variable

linea_libre = WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1

Luego fijamos los valores de las celdas en clientes

Cells(linea_libre, 1).Value = Sheets("Formularios").[I2]
Cells(linea_libre, 2).Value = Sheets("Formularios").[I3]
Cells(linea_libre, 3).Value = Sheets("Formularios").[I4]


y volvemos a la hoja Formulario

Sheets("Formularios").Select

Para evitar que Excel "parpadee" durante la corrida de la macro, usamos la orden Application.ScreenUpdating = False y al final de la macro, antes de la aparición el mensaje, reponemos Application.ScreenUpdating = True.

Esta macro está ligada al botón "Agregar Cliente" en la hoja Formulario.

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